TUGAS RECEPTION SUPERVISOR

Tugas Reception Supervisor

Reception Supervisor bertanggung jawab atas pengaturan, koordinasi, dan pengawasan penjualan kamar. Uraian tugas pengawas resepsionis adalah sebagai berikut:

• Menyusun kebutuhan penggunaan formulir.

• Mengawasi kelancaran dan ketepatan penanganan check-in dan check-out.

• Melakukan pencocokan atas perbedaan status kamar dengan housekeeping.

• Memperbaharui status kamar pada komputer/rak kamar.

• Memberikan bimbingan dan arahan kepada resepsionis tentang penjualan kamar.

• Menyampaikan kebijakan baru dari manajer kantor depan.

• Meneliti daftar tamu yang akan tiba.

• Menetapkan kamar untuk tamu VIP dan tamu rombongan.

• Meneliti dan menyetujui perubahan harga ataupun perpindahan kamar.

• Membuat jadwal untuk resepsionis.

• Melaksanakan inventatisasi bahan dan alat.

• Mengatasi keluhan tamu.

• Mengawasi bawahanya dalam pemberian diskon harga kamar.

• Menyusun rencana kerja.

• Membuat laporan harian dan bulanan.

• Membina hubungan baik dengan tamu.

• Mengawasi penampilan dan produktivitas kerja resepsionis. 

• Menghadiri briefing yang diadakan oleh manajer kantor depan

BARANG BAWAAN TAMU

Jenis Barang Bawaan Tamu

Tamu yang menginap di hotel pasti membawa bermacam-macam barang bawaan. Oleh pihak hotel, barang-barang bawaan tamu dikelompokkan menjadi beberapa jenis. Berikut ini adalah jenis jenis barang yang umumnya dibawa oleh para tamu selama mereka menginap di hotel.

• Suitcase

Suitcase adalah kopor besar atau sedang. Biasanya digunakan untuk membawa pakaian tamu atau perlengkapan lain. Suitcase terdiri dari dua jenis, yaitu hard suitcase (terbuat dari metal atau plastik) dan soft suitcase (terbuat dari kulit, kain, atau kain kanvas)

• Briefcase

Briefcase adalah tas kantor untuk menyimpan dokumen dan alat tulis lainya. Briefcase mempunyai bentuk hampir sama dengan suitcase, namun biasanya digunakan oleh laki-laki. Tas ini biasanya digunakan untuk menyimpan dokumen, tiket, telepon seluler, surat-surat penting, uang, dan lain sebagainya.

• Handbag

Ada yang menyebutnya travelling bag. Handbag adalah tas kecil dari kain atau plastik maupun kulit untuk membawa perlengkapan perjalanan sementara.

• Traveling Bag

Berupa tas kecil atau tas pundak. Digunakan oleh para pendaki gunung atau anak sekolah. Cara menggunakannya dengan menggantungkannya di pundak.

• Garment Bag

Tas ini biasanya terbuat dari kulit, kain, atau platik. Tas ini digunakan untuk membawa baju, jas, jaket, dan celana. Garmen bag dapat digantung di hanger.

• Camera cas

Tas untuk membawa perlengkapan foto, seperti camera, lensa, flashes, dsb.

• Payung Payung juga sering dibawa oleh tamu hotel.

• Patung (Statue), Keramik (Ceramic), Pahatan (Carving)

• Boks (Cardboard box)

Kotak yang dapat diisi dengan segala macam barang. Petugas harus memastikan bahwa barang-barang yang terdapat di dalam kotak tersebut bukan barang-barang yang dilarang untuk dibawa ke kamar.

• Lukisan (Painting) yang sudah dibingkai atau yang masih digulung/dilipat.

• Package

Package adalah kotak dari karton untuk membawa barang yang mudah rusak, pecah, atau berbau.

• Golf set

Golf set adalah tas yang berisi perlengkapan permainan golf seperti stick golf.

• Overcoat

Overcoat adalah jas panjang dari bulu-bulu binatang yang dipakai pada saat udara dingin (musim dingin).

• Trunk

Tas atau koper besar untuk membawa pakaian dan perlengkapan lain seperti perlengkapan film.

• Cosmetic case (Beauty/Vanity case)

Tas untuk menyimpan berbagai peralatan kosmetik tas ini biasanya dibawa oleh wanita selama dalam perjalanan.

• Hat box

Tas untuk menyimpan atau membawa topi. Bentuk tas ini menyerupai topi. Tas ini berbuat dari bahan-bahan yang ringan, seperti plastik, anyaman, dan kain.

• Haversack

Tas/ransel kanvas untuk membawa pakaian dan atau makanan. Biasanya disebut dengan tas prajurit/tentara.

GRO

Tugas dan Tanggung Jawab Seorang GRO Hotel

Guest Relation Officer Hotel adalah salah satu petugas yang
berhubungan langsung dengan tamu, mereka adalah orang pertama yang
menyambut dan memberikan salam pada saat tamu tiba. Demi memberikan
pelayanan yang terbaik kepada tamu seorang GRO harus memastikan selama
tamu menginap mereka mendapatkan kesan atau atau pengalaman yang tak
terlupakan. Posisi GRO juga memastikan tamu merasa senang dan nyaman
sejak pertama kali mereka menginjakan kaki sampai mereka pergi
meninggalkan hotel.

• Responsible

Seorang GRO harus memiliki kemampuan untuk menghafal atau mengenali
nama nama tamu, walaupun GRO tidak dapat menghafal nama seluruh tamu
yang menginap pada saat itu, mereka setidaknya bisa menghafal tamu
tamu tetap (repeater guests).


GRO menyambut dan mengucapkan selamat datang kepada tamu yang tiba dan
mengucapkan salam perpisahan saat tamu akan pergi. GRO meriview daftar
tamu harian yang akan tiba (Expected Arrival List) mendampingi,
menyiapkan dan mendistrubusikan aminities untuk menyabut tamu tiba.
GRO bertugas mengantar tamu VIP ke kamar dan megecek kondisi
kamar-kamar tersebut sebelum tamu masuk. GRO harus bertindak sigap dan
tangkas dalam membantu tamu sesuai apa yang mereka butuhkan. Ketika
ada komplain, GRO akan mengizinkan tamu untuk berbicara terlebih
dahulu kemudian menawarkan solusi.

GRO mencatat segala aktifitas harian di logbook untuk memastikan
petugas shift selanjutnya mengetahui segala sesuatu yang membutuhkan
perhatian ekstra (Extra Attention). Seorang GRO juga harus selalu
menjaga sikap ramah tamah dan etika dalam menyambut tamu, selain itu
GRO juga mempromosikan seluruh fasilitas hotel dan mengetahui area
sekitar jika suatu saat tamu menanyakan arah,
GRO harus menghafal dan mengenali tempat tempat terbaik untuk
berwisata, berbelanja dan wisata kuliner.

• Apperence

Seorang GRO harus memperhatikan standar grooming. Memakai pakaian yang
lengkap sesuai dengan peraturan dari manajemen hotel, mereka juga
harus menggunakan 'name tag' agar tamu mengetahui nama mereka, rambut
harus selalu rapi dan memiliki warna yang natural. GRO wanita harus
menggunakan riasan yang tidak berlebihan, harus tetap terlihat simpel,
profesional, dan alami. GRO juga memastikan kuku kuku jari mereka
bersih, tidak ada tato dan tindikan di area wajah kecuali telinga.
Karena hampir seluruh kegiatan GRO berbicara dengan tamu, maka dari
itu penting untuk menjaga nafas agar tetap segar, walaupun begitu
mengunyah permen karet pengharum nafas sangat dilarang saat bekerja.

• Potensi

Seorang GRO dapat mengajukan promosi di perusahaan, seperti contoh GRO
bisa mengajukan posisi di supervisory atau managerial. GRO bisa
menjadi GRO Supervisor/Manager, Front Desk Supervisor/Manager dan bisa
juga menjadi Duty Manager. Untuk meningkatkan karir di managerial GRO
harus mendapatkan pengalaman dan pelatihan tambahan dengan memiliki
pendidikan yang lebih tinggi, selain dari diploma, mereka juga harus
menyelesaikan pendidikan master, program yang cocok adalah seperti
jurusan Pariwisata, Bisnis Administrasi dan Manajemen.

jenis hotel

Jenis-jenis hotel

Mengenal Hotel

Salah satu sarana penunjang pariwisata adalah tersedianya akomodasi di daerah wisata tersebut. Adapun jenis dari akomodasi sangat bervariasi sesuai dengan jenis dan fungsinya. Salah satu jenis dari akomodasi adalah hotel. Kata hotel berasal dari bahasa Perancis yaitu hostel yang berarti rumah penginapan bagi orang –orang yang sedang mengadakan perjalanan atau bepergian. Definisi Hotel Hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa layanan penginapan, makanan dan minuman serta jasa lainnya bagi umum yang dikelola secara komersial.

Jenis Hotel Berdasarkan Kriteria Pengelompokan Hotel

1. Sistem penetapan tarif kamar (room rate)
2. Ukuran dan jumlah kamar
3. Jenis atau tipe tamu
4. Lokasi hotel
5. Lama tamu menginap
6. Disain dan struktur hotel
7. Lama buka hotel dalam setahun
8. Tarif Hotel

1. Berdasarkan Sistem penetapan tarif kamar (room rate)

• Full American Plan (FAP), yaitu hotel yang menganut sistem dimana harga kamar sudah termasuk tiga kali makan
• Modified American Plan (MAP), yaitu hotel yang menganut sistem dimana harga kamar sudah termasuk makan dua kali
• Continental Plan, yaitu hotel yang menganut sistem dimana harga kamar sudah termasuk makan pagi (continental breakfast)
• Bermuda Plan, hotel dengan sistem harga kamar sudah termasuk makan pagi (American Breakfast)
• European Plan, yaitu hotel dengan sistem dimana harga kamar tidak termasuk makan (room rate only)

2. Berdasarkan ukuran dan jumlah kamar

• Hotel kecil, jumlah kamar sampai dengan 25 kamar
• Hotel menengah, memiliki jumlah kamar antara 25 sampai 100
• Hotel sedang, jumlah kamar antara 100 sampai 300
• Hotel besar, yaitu hotel yang mempunyai jumlah kamar diatas 300

3. Berdasarkan jenis atau tipe tamu

• Family hotel, yaitu hotel yang sebagian besar tamunya terdiri dari keluarga
• Business hotel, sebagian besar tamunya merupakan orang –orang yang sedang melakukan tugas atau usaha
• Tourist hotel, yaitu hotel yang sebagain besar tamunya adalah wisatawan
• Transit hotel, yaitu hotel yang sebagian besar tamunya adalah mereka yang akan melanjutkan perjalanan (hotel hanya sebagai tempat persinggahan sementara saja)
• Cure Hotel, yaitu hotel yang sebagian besar tamunya adalah dengan tujuan pengobatan

4. Berdasarkan lokasi hotel

• Resort Hotel, yaitu hotel yang berlokasi di daerah wisata
• Mountain Hotel, yaitu hotel yang berlokasi di daerah pegunungan
• Beach Hotel, yaitu hotel yang berlokasi di dekat pantai
• City Hotel, yaitu hotel yang berlokasi di perkotaan
• Highway Hotel, yaitu hotel yang berlokasi ditepi jalan bebas hambatan dan biasanya diperbatasan antara dua kota
• Airport Hotel, yaitu hotel yang berlokasi dekat dengan lapangan terbang

5. Berdasarkan lama tamu menginap

• Transient Hotel, hotel dimana para tamunya rata-rata menginap hanya untuk satu atau dua malam
• Residential Hotel, yaitu hotel dima para tamunya menginap untuk jangka waktu lama, lebih dari satu minggu
• Semi Residential Hotel, yaitu hotel dimana para tamunya menignap lebih dari dua malam sampai satu minggu

6. Berdasarkan Disain dan struktur hotel

• Conventional Hotel, hotel yang bentuknya tinggi bertingkat menjulang kelangit
• Bungalows, hotel yang bentuknya tidak bertingkat dan setiap bangunan berlokasi menyebar satu dengan yang lain
• Motor Hotel, hotel yang mempunyai garasi di masing-masing kamar atau kelompok kamar

7. Berdasarkan lama buka hotel dalam setahun

• Seasonal Hotel, yaitu hotel yang dibuka hanya untuk waktu-waktu tertentu dalam satu tahun (3 bulan, 6 bulan, 9 bulan)
• Year Round Hotel, yaitu hotel yang dibuka sepanjang tahun

8. Berdasarkan tarif hotel

• Economy Hotel, yaitu hotel dengan tarif yang relatif murah
• First Class Hotel, yaitu hotel dengan tarif sedang
• Deluxe Hotel, yaitu hotel dengan tarif mahal

PORTER

Ruang Lingkup Tugas dan Tanggung Jawab Seksi Porter

Porter sering juga disebut Concierge atau Uniformed Service. Pada hakekatnya fungsi bagian ini mempunyai tugas dan tanggung jawab yang sama hanya berbeda istilahnya. Pada organisasi hotel besar yang memiliki jumlah kamar lebih dari 300 kamar dan memilki sistem pelayanan yang spesifik, maka organisasi bagian Concierge atau Uniformed Service merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri sebagai sebuah departemen tersendiri. Di hotel sedang atau hotel menengah organisasi bagian ini merupakan salah satu seksi dari Departemen Kantor Depan. Sedangkan di hotel kecil organisasi bagian porter atau concierge biasanya merupakan sub seksi dari seksi Penerima Tamu (Reception)

Secara garis besar, ruang lingkup dari bagian porter adalah sebagai berikut: (1) Memberikan pelayanan penanganan barang bawaan tamu tiba, penanganan barang pindah kamar, dan penanganan barang tamu berangkat; (2) Memberikan pelayanan penjemputan dan pengantaran tamu dari dan ke stasiun atau bandar udara; (3) Memberikan pelayanan penyampaian pesan tamu, informasi, dan kunci kamar; dan (4) Melaksanakan tugas-tugas suruhan lain yang berkaitan dengan pelayanan tamu (errand service)

Struktur Organisasi Porter/ Concierge/ Uniformed Service

Masing-masing organisasi bagian porter/ concierge/ uniformed service berbeda-beda berdasakan ukuran hotel dan spesifikasi pelayanan dan pekerjaannya.

a)    Concierge:

§  Menjalankan peraturan di seksi concierge

§  Mengatur jadwal kerja bawahan

§  Melaksanakan latihan bagi bawahan

§  Menetapkan tugas dan tanggung jawab bawahan

§  Menyiapkan dan memberikan pelayanan kepada tamu (e.g. mail, keys, messages, postage, paging, tickets, etc.

b)    The Ball Captain

§  Mengawasi kerja bawahan di seksi concierge

§  Melengkapi informasi (e.g. Maps, airlines/shipping/train/bus timetable, special events, etc.)

§  Melengkapi: Errands Control Sheet dan Bell Boy Control Sheet

§  Melaksanakan inspeksi terhadap kerja bawahan di seksi concierge.

c)    Bellboy

§  Memberikan pelayanan pengangkatan barang tamu tiba , pindah kamar dan berangkat

§  Memberikan bantuan kepada tamu

§  Mengantar tamu ke meja pendaftaran

§  Mengantar tamu ke kamar

§  Melakukan tugas-tugas suruhan (Running Errands)

§  Menjaga lobby tetap bersih dan rapi

§  Melaporkan kejadian-kejadian yang tidak biasa terjadi

§  Menggudangkan/ Menangani Penitipan barang bawaan tamu

d)    Doorman

§  Membuka dan menutup pintu kendaraan/ mobil/ taxi (Helping guests in and out of taxis/cars)

§  Menjaga Main Entrance tetap bersih dan rapi

§  Membantu Car Valet dalam mengatur lalu lintas dan parkir kendaraan di hotel

§  Memanggil taxi

§  Menaikkan dan menurunkan bendera

e)    Elevator Operator

§  Menoperasikan lift atau elevator di hotel

§  Mengantar tamu dengan menggunakan lift

§  Menjaga lift atau elevator tetap bersih

§  Menjaga agar petugas lift tetap ada setiap saat

§  Mencegah dan menghindari orang-orang atau tamu yang tidak dibenarkan mengoperasikan lift (orang tua, anak-anak, orang cacat, dan wanita hamil)

f)       Pageboy

§  Menyampaikan pesan tamu dengan berbagai media : paging tray, paging board, paging lamp or loudspeaker).  Dibeberapa hotel, pageboy juga melakukan tugas-tugas message boy bila tidak ada petugas message boy.

g)    Message boy

§  Mengantar pesan, surat, titipan, internal communication, surat kabar dan lain-lain

h)    Courier atau Porter

§  Menjemput dan mengantar tamu

§  Mengantar dan mengambil surat dari dan ke Kantor Pos

§  Melakukan tugas-tugas keluar (membeli tiket, dsb)

i)        Inquiry clerk

§  Menjawab permintaan-permintaan informasi (memberikan informasi)

§  Mendistribusikan surat-surat, fax, telegram dan lain-lain

§  Menjual surat kabar, majalah, tiket teater, tiket hiburan dan sebagainya

j)        Cloakroom Attendant

§  Menjaga barang-barang milik tamu ditempat penitipan (e.g. hat, coat, umbrella, hand bag, etc.)

§  Menangani penitipan barang-barang bawaan milik tamu

§  Menjaga agar tempat penitipan selalu bersih dan rapi

k)     Car Valet

§  Mengatur lalu lintas dan penempatan kendaran di area parkir hotel

§  Memarkirkan kendaraan tamu-tamu dan pengunjung hotel

§  Menjaga keamanan kendaraan tamu-tamu dan pengunjung hotel di area parkir hotel

§  Mencatat nomor-nomor polisi kendaraan yang masuk dan keluar area parkir hotel